各研究生培养单位：

研究生人事档案是指原有个人档案（中学阶段、大学阶段、工作阶段等）及研究生在报名、招生、录取、培养、毕业、学位授予、就业等活动过程中形成的，记载个人学习情况、政治思想品德、科研能力、奖惩情况等具有重要保存价值的文字材料的总和，是相关部门全面考察了解和选拔人才的重要依据。请研究生培养单位充分重视学生读研前档案的归整工作，安排专人负责，按要求做好新生读研前档案材料的收集、整理、核查、登记，并在规定的时间内将完整的研究生档案移交至研究生档案室。现就相关工作通知如下：

一、装档工作人员要求

1.鉴于人事档案管理和转递的严肃性、保密性、准确性，各培养单位必须由在职在岗人员负责此项工作。档案本人及亲属不能核查自己或相关的个人档案。

2. 有关工作人员不得私自带走、留存、涂改、转移、丢失、拍照、录像和销毁档案材料，要确保档案安全、保密。

3. 严禁违规转递、接收和查（借）阅学生档案；严禁泄露或者擅自对外公开学生档案内容。

二、新生入学前档案材料的核查要求

1. 必须是办理完毕的正式材料，档案必须是完整、齐全、真实有效的。

2.档案材料文字清楚、对象明确，无漏项、缺页、涂改、残损，要有形成材料的日期、签字、印章等完备的要素。

3.凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章；规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）应有本人的签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

4.档案材料必须是原件，特殊情况存入复印件的，复印件上应盖有原单位公章或复印件上盖有材料原件的存档单位（一般是档案馆）公章。

5.档案材料应包括硕士档案、本科档案、高中高考档案以及其他相关档案材料。对读研前档案不齐的应告知并督促学生本人，向档案来源部门（毕业院校或其他档案保管部门）索要。

6.培养单位核查新生档案时，发现不符合要求的档案，要及时向转出单位反馈存在的问题，督促整改，如未反馈意见则是默认档案合格，当档案再次转递时发现问题，核查单位须承担审查全部责任。

7.核查完毕后，新生档案材料核查人员在档案袋封面上，以油性墨水笔写上研究生相关信息，在档案袋封底粘贴研究生档案信息条，确保内装档案实体与档案袋封面标注的姓名、学号一致，同时在档案袋封面上签字登记。

核查人员应据实填写《研究生新生入学档案材料核查及装档清单》（附件1），核查人、核查单位主管领导签字确认、核查单位盖章后，将合格的档案材料按照档案号顺序排序。

三、新生入学档案材料的封装要求

培养单位应将新生招生过程中形成的有关材料（招生录取材料（录取登记表等）、政审表、学籍卡、定向协议等）装入新生档案中，并据实填写《研究生新生入学档案材料核查及装档清单》（附件1）。

四、研究生新生档案材料的移交要求

1.培养单位应将审核合格、材料齐全、真实有效的研究生档案提交至研究生档案室；

2.档案材料需按照学生层次分类，并依据档案号由小到大进行排序；

3. 档案到位情况及核查结果以培养单位为单位形成《2022年研究生新生档案核查报告》（模板见附件5）、《研究生新生档案未到信息汇总表》（附件2）。

五、其它事项

1.培养单位在核查中还应检查学生身份与考生档案内容是否一致，如发现不一致请第一时间反馈研究生院。

2.非应届毕业生考取我校全日制非定向研究生需审查其工资关系是否转入我校，如未转入我校，必须出具培养单位说明，且将不享受相关奖助学金政策。

3. 因考察发展党员工作需要，学院提取新生档案中相关党员材料进行保存，需提交《研究生新生党员材料提取情况》（附件6）。

4.各培养单位需于10月10日前完成档案核查及移交工作，相关材料移交至主校区综合管理中心六楼研究生档案室649室，电子版发送至邮箱：yjsdangan@zzu.edu.cn，具体移交安排另行通知。如有相关事宜咨询电话：67781700。

研究生院

党委研究生工作部

2022年9月19日