各研究生培养单位：

根据学校档案转接的时间要求，研究生院定于2016年1月18日封装2015年12月份毕业研究生档案，为了确保毕业研究生档案封装工作顺利进行，现将具体要求通知如下：

一、封装档案的具体材料  

 1.招生录取材料（录取登记表）；

 2.毕业生登记表；

 3.成绩单；

 4.授予学位材料（学位申请书、评阅意见书）；

 5.入党材料；

 6.创先评优材料；

 7.其它应装档材料。

以上材料各培养单位需按要求全部签字、盖章完毕后，将每个毕业生的档案材料集中在一起，按学号顺序排好，并填写封装档案清单。

二、封装档案工作人员的要求 

1.鉴于人事档案管理和转递的严肃性、保密性、准确性，要求各培养单位安排专职教师负责此项工作，负责教师必须亲临档案封装现场直至档案封装完毕。档案室统一安排档案室助管协助各培养单位进行档案封装工作。档案封装时，档案室负责工作人员应对参加装档人员严格要求，做到认真细致、准确无误的完成档案交接手续。

2.封装档案的工作人员和学生助理要严守档案秘密，不得泄露档案的内容，更不得随意抽拆、撤换、涂改档案材料。

3.与装档无关人员一律不得到档案封装现场，更不能随意接触档案。

4.任何人员不得将档案带离现场。 

三.档案盖章及封装的具体时间安排  

1.1月18日上午    9:00—14:00  商学院

2.1月18日下午   14:00—17:00  公共管理学院、物理工程学院、化学与分子工程学院、电气工程学院、水利与环境学院、基础医学院、历史学院、土木工程学院、材料科学与工程学院、化工与能源学院、信息工程学院、法学院、新闻与传播学院、第一临床学院、第二临床学院、外语学院。

3.1月19日为研究生院档案室学生自提档案时间，同时进行档案整理收尾工作。1月20日档案室将封装完毕的研究生档案转交学校就业创业指导服务中心。

4.1月18日当天请各培养单位携带学位申请书等学位档案，先去研究生院学位办242房间盖章，再到校办303房间盖章。最后携带所有归档材料到研究生院档案室649房间整理本单位毕业生档案。

5.如各培养单位需要调整装档时间请提前与档案室联系。

四.其它事项

1.封装档案地点在行政楼六楼研究生院档案室649房间，联系电话：67781700。

2.请各培养单位于1月18日到档案室领取毕业生离校通知单，并督促毕业研究生在放假前办理完相关离校手续。

3.需要在研究生院自提档案的毕业研究生需本人凭身份证及复印件于1月19日当天到研究生院档案室领取个人档案，1月19日之后请到学校就业创业指导服务中心办理相关档案手续。（就业创业指导服务中心联系电话：67781190，67781191）。

                                               研究生院

                                           党委研究生工作部  

                                            2016年1月15 日